01Что такое подотчёт и когда он используется
Подотчёт — это деньги компании, выданные сотруднику на расходы по работе: купить канцелярию, оплатить хозтовары, заправить служебную машину, рассчитаться в командировке. Сотрудник тратит, собирает чеки и накладные, а потом «отчитывается» — сдаёт авансовый отчёт с документами. До этого момента выданная сумма числится за ним как задолженность.
В плане счетов РК для этой задолженности предназначен счёт 1251 «Краткосрочная задолженность подотчётных лиц». По дебету — выдали, по кредиту — сотрудник отчитался или вернул остаток. Идеальный итог цикла — ноль по счёту 1251 в разрезе каждого сотрудника.
02Проводки полного цикла: выдача → отчёт → возврат
Полный цикл подотчёта укладывается в несколько проводок:
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Выдача под отчёт на карту сотрудника с расчётного счёта | 1251 | 1030 |
| Выдача под отчёт наличными из кассы | 1251 | 1010 |
| Авансовый отчёт: канцелярия, хозтовары (расходы периода) | 7210 | 1251 |
| Авансовый отчёт: материалы | 1310 | 1251 |
| Авансовый отчёт: товары для перепродажи | 1330 | 1251 |
| Возврат неистраченного остатка в кассу | 1010 | 1251 |
| Перерасход: доплата сотруднику на карту | 1251 | 1030 |
Куда лягут расходы из авансового отчёта, зависит от того, что куплено: административные мелочи — на 7210, сырьё и материалы — на 1310, товары для перепродажи — на 1330. Один авансовый отчёт может закрываться на несколько счетов сразу.
Перерасход через 3386. Если сотрудник потратил больше выданного, задолженность компании перед ним корректнее показать на счёте 3386 «Задолженность перед подотчётными лицами»: Дт затратного счёта Кт 3386 на сумму перерасхода, затем выплата Дт 3386 Кт 1030. Упрощённый вариант — доплата напрямую через 1251 — тоже встречается, если так настроена учётная политика.
03Как выдача выглядит в выписке и какой документ нужен в 1С
Выдача под отчёт с расчётного счёта — это обычный исходящий платёж: в выписке он идёт с КНП 710 и назначением вида «под отчёт», «в подотчёт на хозяйственные нужды». В 1С такой платёж проводится документом «Платёжное поручение исходящее» с видом операции «Перечисление денежных средств подотчётнику» — тогда 1С показывает отдельную табличную часть «Подотчётник» и сама формирует проводку Дт 1251 Кт 1030.
Ошибиться здесь легко: если провести платёж как «Оплату поставщику», сумма ляжет на 3310, и задолженность сотрудника в учёте просто не появится. izibiz распознаёт подотчётные платежи в выписке по КНП 710 и назначению платежа, сам ставит вид операции «Перечисление денежных средств подотчётнику» — и 1С автоматически заполняет табличную часть «Подотчётник», а проводка получает правильный дебет 1251.
04Налоговые риски незакрытого подотчёта
Пока сотрудник не отчитался, дебет по счёту 1251 — это его долг перед компанией. Если отчёта нет долго, а документов о расходах не будет вовсе, налоговые органы могут переквалифицировать выданное в доход сотрудника. Последствия:
- ИПН 10% с суммы, признанной доходом работника;
- социальные платежи: ОПВ, СО, ОСМС, ОПВР — со всеми пенями за просрочку;
- сами суммы при этом не попадают на вычеты по КПН, потому что расход не подтверждён документами.
Вывод простой: подотчёт — не способ «вывести деньги», а инструмент для реальных рабочих расходов с обязательным документальным закрытием.
05Сроки отчёта: что закрепить в учётной политике
Жёсткого единого срока сдачи авансового отчёта законодательство РК для обычных хознужд не диктует — сроки устанавливает сама компания в учётной политике или приказе. Обычно закрепляют:
- срок отчёта после покупки или возвращения из командировки — например, 3–5 рабочих дней;
- запрет выдавать новый подотчёт, пока не закрыт предыдущий;
- порядок возврата остатка и удержания невозвращённых сумм из зарплаты — с письменного согласия работника.
Регулярная сверка оборотов по счёту 1251 в разрезе сотрудников — самый быстрый способ увидеть зависшие суммы до того, как ими заинтересуется проверка.
Подотчёт из выписки — сразу правильным документом
Загрузите PDF выписки банка: izibiz найдёт подотчётные платежи по КНП 710 и назначению, поставит вид операции «Перечисление денежных средств подотчётнику» и создаст документы в 1С с верными счетами.
Частые вопросы
Какие проводки при выдаче подотчёта на карту сотрудника?
Дт 1251 Кт 1030 — с расчётного счёта на карту сотрудника. В платёжном поручении обычно ставится КНП 710, в назначении — «под отчёт» или «в подотчёт». В 1С это «Платёжное поручение исходящее» с видом операции «Перечисление денежных средств подотчётнику».
Что делать, если сотрудник не отчитался?
Задолженность висит по дебету счёта 1251. Если сотрудник не подтверждает расходы документами и не возвращает деньги, сумму можно удержать из зарплаты (по согласию) или признать его доходом — тогда придётся начислить ИПН и социальные платежи. Поэтому незакрытый подотчёт лучше не копить: закрывать в сроки, установленные учётной политикой.
Можно ли выдавать подотчёт директору или самому ИП?
Директору ТОО — да, он такой же работник, проводки те же: Дт 1251 Кт 1030 или Кт 1010. А вот у ИП «выдать себе под отчёт» не получится: перевод на личную карту ИП — это снятие личных средств (счёт 1250/капитал), а не подотчёт. Подотчёт у ИП возможен только для наёмных работников.
Чем счёт 1251 отличается от 3386?
1251 — задолженность сотрудника перед компанией (мы выдали деньги, ждём отчёта), это актив. 3386 — задолженность компании перед подотчётным лицом (сотрудник потратил своих больше, чем получил), это обязательство. Перерасход по авансовому отчёту можно провести через 3386, а затем погасить выплатой.