01Что учитывается на счёте 1250
Счёт 1250 собирает краткосрочную дебиторскую задолженность работников перед компанией. Главная её часть — подотчётные суммы: деньги, выданные сотруднику на расходы фирмы — командировку, закуп канцелярии или материалов, оплату услуг, хозяйственные нужды. Пока сотрудник не отчитался, эти деньги числятся за ним как долг.
Кроме подотчёта, на 1250 могут учитываться и другие долги работников: по займам от компании, по возмещению ущерба. Аналог в российском плане счетов — счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» (для подотчётной части).
021250 и 1251: счёт и субсчёт
В типовой 1С:Бухгалтерии для Казахстана расчёты с подотчётными лицами ведут не на самом счёте 1250, а на его субсчёте 1251 «Краткосрочная задолженность подотчётных лиц». Это позволяет отделить подотчёт от прочих долгов работников и вести аналитику по каждому сотруднику. В проводках ниже используется именно 1251 — как в 1С.
03Проводки по подотчёту
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Выдано под отчёт с расчётного счёта (на карту) | 1251 | 1030 |
| Выдано под отчёт из кассы | 1251 | 1010 |
| Авансовый отчёт: канцелярия, хозрасходы | 7210 | 1251 |
| Авансовый отчёт: приобретены материалы | 1310 | 1251 |
| Возвращён неиспользованный остаток в кассу | 1010 | 1251 |
| Компенсирован перерасход сотруднику | 1251 | 1030 |
Если сотрудник потратил на нужды компании больше выданного, долг компании перед ним отражают по кредиту счёта 3386 «Прочая краткосрочная кредиторская задолженность» — это зеркальная, пассивная сторона расчётов с работником.
04Авансовый отчёт: как закрывается подотчёт
Сотрудник получает деньги
Из кассы по РКО или на карту с расчётного счёта. Сумма встаёт по дебету 1251 — за сотрудником числится долг.
Тратит и собирает документы
Чеки, счета-фактуры, акты, билеты. Каждая трата должна быть подтверждена — без документов расходы не примут ни в бухгалтерском, ни в налоговом учёте.
Сдаёт авансовый отчёт
В 1С создаётся документ «Авансовый отчёт»: расходы списываются с кредита 1251 на затратные счета (7210, 1310 и другие) — долг сотрудника закрывается.
Разница закрывается деньгами
Неиспользованный остаток сотрудник возвращает в кассу (Дт 1010 Кт 1251), перерасход компания компенсирует ему на карту.
05Подотчёт в банковской выписке: КНП 710
Перечисление под отчёт на карту сотрудника проходит в выписке с КНП 710 «Выдача денег под отчёт». При ручном разнесении бухгалтер создаёт «ПП исходящее», выбирает вид операции «Перечисление денежных средств подотчётнику» и вручную заполняет, кому выданы деньги.
izibiz распознаёт КНП 710 при загрузке выписки и сам ставит документу вид операции «Перечисление денежных средств подотчётнику» — благодаря этому 1С автоматически заполняет отдельную табличную часть «Подотчётник», и документ приходит в базу готовым: Дт 1251 Кт 1030, без ручной доводки.
06Сроки и налоговые риски
- Срок, на который выдаются подотчётные суммы, компания закрепляет в учётной политике или приказе — и контролирует его соблюдение;
- Незакрытый подотчёт — налоговый риск. Если сотрудник не отчитался и не вернул деньги, при проверке сумму признают его доходом: доначислят ИПН и социальные платежи, плюс пеня и штраф;
- Регулярная выдача новых сумм при незакрытых старых — типичное замечание аудита: карточку счёта 1251 по каждому сотруднику стоит сверять хотя бы раз в месяц;
- Долг уволившегося сотрудника удерживают из окончательного расчёта или взыскивают отдельно — просто списать его без налоговых последствий нельзя.
КНП 710 — в 1С одной кнопкой
Загрузите PDF-выписку: izibiz найдёт перечисления под отчёт, поставит правильный вид операции, и 1С сама заполнит табличную часть «Подотчётник».
Частые вопросы
Счёт 1250 — активный или пассивный?
Активный, раздел 1 «Краткосрочные активы». Дебетовый остаток показывает долг работников перед компанией: выданные, но ещё не подтверждённые расходами суммы. Выдача отражается по дебету, авансовый отчёт и возврат остатка — по кредиту.
Что делать, если сотрудник не отчитался по подотчёту?
Сумма продолжает висеть по дебету 1251 как его долг. Варианты: получить авансовый отчёт с документами, удержать сумму из зарплаты (с согласия работника) или вернуть деньги в кассу/на счёт. Если долг просто списать или «забыть», налоговая при проверке признает его доходом сотрудника с доначислением ИПН и соцплатежей.
Можно ли перечислять подотчёт на личную карту сотрудника?
Да, это обычная практика: платёж с расчётного счёта на карту работника с КНП 710 «Выдача денег под отчёт». Проводка та же, что и при выдаче из кассы: Дт 1251 Кт 1030. Важно, чтобы в назначении платежа было указано «под отчёт» — иначе платёж рискует быть расценён как доход работника.
Чем счёт 1251 отличается от 3386?
Это две стороны одних расчётов. 1251 — актив: работник должен компании (взял деньги, ещё не отчитался). 3386 — пассив: компания должна работнику, например когда он потратил на нужды фирмы больше выданного или заплатил свои деньги. Перерасход по авансовому отчёту отражают по кредиту 3386, а затем компенсируют сотруднику.