01Что это за платёж
Подотчётные суммы (по-казахски — есеп беруге сомалар) — это деньги, которые компания выдаёт сотруднику на покупки для бизнеса: канцелярию, запчасти, материалы, командировочные расходы. В момент перечисления это ещё не расход компании, а задолженность сотрудника: он обязан отчитаться документами или вернуть остаток.
В банковской выписке такой платёж чаще всего идёт с кодом 710 — «товарным», потому что деньги перечисляются ради приобретения товаров. Именно из-за этого подотчёт легко перепутать с обычной оплатой поставщику: код один и тот же, а учёт совершенно разный.
02Как выглядит назначение платежа
Признак подотчёта — не получатель и не сумма, а слово в назначении платежа. Реальные формулировки из выписок:
- «Перечисление подотчет Ахметову А.А.»
- «Выдача под отчет на хозяйственные нужды»
- «Под.отчет на приобретение материалов»
- «Перечисление под отчет за товар»
Последний пример — самый коварный. В строке есть и «под отчет», и «за товар»: автоматика, настроенная только на слово «товар», отправит платёж в оплату поставщику. Правило простое: если в назначении встречается «подотчет», «под отчет» или «под.отчет» — это подотчёт, чем бы ни заканчивалась строка.
03Проводка
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Перечислены деньги сотруднику под отчёт | 1251 | 1030 |
Дебет 1251 — задолженность подотчётного лица перед компанией. Кредит 1030 — деньги списаны с расчётного счёта. Статья движения денежных средств для этой операции — «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Расхода на этом этапе нет: он появится, когда сотрудник сдаст авансовый отчёт с чеками и накладными, и суммы уйдут на счета затрат или запасов. Признание таких затрат для целей налогообложения зависит от того, связаны ли они с деятельностью и подтверждены ли документами, — конкретный порядок сверяйте с действующей редакцией НК РК.
04Как izibiz распознаёт подотчёт
В справочнике izibiz подотчёт — отдельный подтип КНП 710 с самым высоким приоритетом распознавания среди подтипов этого кода. Это сделано намеренно: слово «за товар» в назначении не должно перебивать подотчёт. Сервис ищет в назначении «подотчет», «под отчет», «под.отчет» и, найдя, подставляет счета Дт 1251 Кт 1030 и статью ДДС «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Подтип меняет не только счета, но и сам документ: в 1С создаётся платёжное поручение исходящее с видом операции «Перечисление денежных средств подотчетнику». У этого вида операции своя табличная часть «Подотчетник» — izibiz заполняет её автоматически, подставляя физическое лицо-получателя, поэтому задолженность сразу встаёт на конкретного сотрудника.
Дальше подотчёт живёт своей жизнью: сотрудник приносит чеки, бухгалтер оформляет авансовый отчёт, остаток возвращается на счёт или в кассу либо удерживается. Все эти движения опираются на сальдо по 1251 — и оно должно появиться именно в момент перечисления, иначе цепочка рвётся с самого начала.
05Частые ошибки
- Разнести подотчёт как оплату поставщику: вместо 1251 уходит Дт 3310, долг подотчётника не формируется и авансовый отчёт нечем закрыть.
- Оставить документ без табличной части «Подотчетник» — деньги списаны, а сальдо по сотруднику пустое.
- Сразу списать сумму на затраты в момент перечисления: расход признаётся по авансовому отчёту, а не по факту перевода.
- Ориентироваться на получателя, а не на назначение: сотрудник может получать и зарплату, и подотчёт с одного и того же счёта.
Пусть подотчёт разносится сам
izibiz находит подотчётные платежи в выписке по назначению, ставит Дт 1251 Кт 1030 и создаёт в 1С документ с заполненной табличной частью «Подотчетник».
Частые вопросы
Почему выдача под отчёт идёт с КНП 710, а не отдельным кодом?
Потому что платёж по назначению связан с приобретением товаров: сотрудник получает деньги, чтобы купить что-то для компании. Банк смотрит на цель платежа, а не на то, кто получатель. Поэтому в выписке подотчёт и оплата поставщику выглядят одинаково — различает их только текст назначения.
Какая проводка при выдаче денег под отчёт?
Дт 1251 Кт 1030 — деньги ушли с расчётного счёта и превратились в задолженность подотчётного лица. Расход появится позже, когда сотрудник сдаст авансовый отчёт с документами.
Каким документом 1С оформляется подотчёт с расчётного счёта?
Платёжным поручением исходящим с видом операции «Перечисление денежных средств подотчетнику». У этого вида операции есть отдельная табличная часть «Подотчетник» — без неё документ не сформирует задолженность за сотрудником.
Можно ли разнести подотчёт как обычную оплату поставщику?
Технически да, но учёт будет неверным: деньги повиснут на расчётах с контрагентом вместо расчётов с подотчётным лицом. Авансовый отчёт потом не с чем будет закрыть, а сальдо по сотруднику не появится.