01Что означает КНП 871
КНП 871 в справочнике кодов назначения платежа — «Поездки (командировочные)». Код используется, когда компания перечисляет сотруднику деньги на служебную поездку.
Особенность кода: в справочнике у него только исходящее направление. Компания платит работнику, обратного платежа с таким кодом не предусмотрено — возврат неизрасходованного аванса идёт по своей логике расчётов, а не под кодом 871.
- Суточные на дни служебной поездки;
- Проезд до места командировки и обратно;
- Оплата билетов и брони;
- Проживание в командировке;
- Прочие расходы, связанные со служебной поездкой.
Размеры суточных, порядок возмещения и состав подтверждающих документов компания закрепляет во внутренних документах — положении о командировках и приказе о направлении в поездку. Налоговые последствия выплат сверяйте с действующей редакцией НК РК.
02Почему счёт 1250, а не 3310
Главная идея этого кода. Когда вы платите поставщику, деньги уходят на сторону и закрывают обязательство компании — отсюда счёт 3310. Командировочные устроены иначе: деньги уходят своему же сотруднику и он за них ещё не отчитался.
Пока авансового отчёта нет, выданная сумма — это долг работника перед компанией. Поэтому используется счёт 1250 — краткосрочная дебиторская задолженность работников; в 1С для Казахстана расчёты с подотчётными лицами обычно ведут на субсчёте 1251. Подробнее о механике — в статьях про подотчёт и проводки и счёт 1250.
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Перечислены командировочные сотруднику (КНП 871) | 1250 | 1030 |
Расход по этой операции ещё не возник. На балансе появилась дебиторская задолженность конкретного работника, и по ней в любой момент видно, кто сколько получил и по чему не отчитался.
Расход возникает не в момент перечисления, а после авансового отчёта. Сотрудник возвращается из поездки, сдаёт документы — билеты, счета за проживание, чеки, — и подтверждённые суммы списываются с расчётов с ним на соответствующие счета затрат.
- Приказ о направлении в командировку — основание для выплаты;
- Перечисление командировочных с расчётного счёта: Дт 1250 Кт 1030;
- Поездка и сбор подтверждающих документов;
- Авансовый отчёт: подтверждённые суммы уходят с расчётов с работником на счета затрат;
- Возврат неизрасходованного остатка или компенсация перерасхода.
Такая последовательность даёт две вещи сразу: корректный остаток по каждому сотруднику и подтверждённый документами расход в нужном периоде.
03Отличие от КНП 710 под отчёт
Коды легко перепутать, потому что оба про деньги, выданные сотруднику. Разница в широте.
- КНП 710 с назначением «под отчёт» — общая выдача подотчётных сумм на хозяйственные нужды: закупка канцелярии, оплата мелких услуг, текущие расходы;
- КНП 871 — именно командировочные и поездки: суточные, проезд, проживание.
В учёте оба варианта идут через расчёты с работником, поэтому ошибка в коде не ломает проводку. Но она портит аналитику: командировочные расходы перестают выделяться отдельно, и подобрать их для отчёта или проверки становится сложнее.
04Как izibiz разбирает командировочные
В выписке командировочные выглядят как обычный исходящий платёж физическому лицу, и именно поэтому их проще всего разнести неверно — по привычке на расчёты с поставщиком или сразу на расход.
В izibiz код 871 описан в справочнике КНП заранее: сервис находит его в выписке, создаёт «Платёжное поручение исходящее» и подставляет расчёты с работником на счёте 1250, а не расходный счёт — так, чтобы сумма ждала авансового отчёта. Дополнительно подставляется статья движения денежных средств по командировкам, а получатель подтягивается из назначения платежа. Если по вашей учётной политике нужен другой субсчёт, правило для кода переопределяется в настройках подключения.
05Частые ошибки с кодом 871
- Списывают командировочные сразу в расходы, минуя счёт 1250. Тогда нет основания для авансового отчёта, не виден долг сотрудника, а расход попадает в учёт раньше подтверждающих документов.
- Проводят выплату как расчёты с поставщиком на счёте 3310 — сотрудник оказывается в списке поставщиков, и остатки по нему теряются.
- Не закрывают выданные суммы вовремя: на счёте расчётов копятся зависшие остатки по людям, давно вернувшимся из поездки.
- Смешивают командировочные с обычной выдачей под отчёт, из-за чего расходы на поездки перестают выделяться в аналитике.
- Оформляют выплату без приказа и внутреннего положения о командировках — подтвердить обоснованность расхода потом нечем.
Разнесите командировочные правильно
Загрузите выписку — izibiz найдёт платежи с КНП 871, поставит их на расчёты с сотрудником и создаст документы в 1С.
Частые вопросы
Какой КНП ставить при перечислении командировочных?
КНП 871 — «Поездки (командировочные)». Он используется, когда компания перечисляет сотруднику деньги на служебную поездку: суточные, проезд, проживание. В справочнике у этого кода только исходящее направление — обратного платежа с таким кодом не бывает.
Почему проводка идёт на счёт 1250, а не в расходы?
Потому что перечисление командировочных — это не оплата поставщику, а выдача денег работнику. Пока он не отчитался, сумма считается его задолженностью перед компанией. Счёт 1250 — краткосрочная дебиторская задолженность работников; в 1С для Казахстана расчёты с подотчётными лицами обычно ведут на субсчёте 1251.
Чем 871 отличается от КНП 710 с назначением «под отчёт»?
Код 710 с формулировкой «под отчёт» — это общая выдача подотчётных сумм на любые хозяйственные нужды. Код 871 уже, он про конкретную ситуацию: служебная поездка и связанные с ней расходы. Проводка при выдаче в обоих случаях идёт через расчёты с работником.
Когда по командировочным появляется расход?
После авансового отчёта. Сотрудник возвращается, сдаёт документы по поездке, и только тогда подтверждённые суммы списываются со счёта расчётов с ним на счета затрат. Неизрасходованный остаток он возвращает, перерасход компания компенсирует.