01Почему портал перестаёт отвечать
Причины обычно бытовые. Плановые технические работы — о них объявляют заранее, но объявление легко пропустить. Внеплановые сбои и обновления, после которых часть функций какое-то время работает нестабильно. И самое предсказуемое — пиковая нагрузка: последние дни месяца и квартала, когда вся страна выписывает документы одновременно.
Отдельно стоит проверить, что проблема действительно на стороне системы, а не у вас. Истёкший или неверно установленный сертификат ЭЦП, обновление браузера, корпоративный прокси и антивирус дают ту же картину: документ не уходит. Прежде чем считать это государственным сбоем, попробуйте другой компьютер и другой браузер — это занимает пять минут и часто снимает вопрос.
02Что делать в момент сбоя
undefined
undefined
undefined
undefined
undefined
undefined
undefined
undefined
undefined
undefined
Про обходные пути. Их здесь не будет. На случай технической недоступности предусмотрен отдельный порядок — уточните его в действующей редакции правил и в органе государственных доходов. Самодеятельные схемы в этот момент создают вторую проблему поверх первой.
03Как объяснять задержку
Главное правило — доказательства собираются в момент сбоя, а не через две недели, когда пришёл запрос. Снимок экрана с датой и временем, номер обращения в поддержку, объявление о плановых работах — этот пакет стоит десяти минут в моменте и очень выручает потом.
Последствия задержки зависят от ситуации: от длительности недоступности, от того, был ли факт подтверждён, и от вида документа. Универсального ответа «штрафа не будет» не существует, и обещать его мы не станем. Порядок действий уточняйте в органе государственных доходов или у своего налогового консультанта.
Отдельно предупредите покупателя, если задержка касается его документа: от вашей ЭСФ зависит его зачёт НДС по счёту 1420, и он предпочтёт узнать об этом от вас, а не при сверке.
04Как снизить риск в следующий раз
- Не оставлять выписку на последний день. Пик нагрузки на портал и дедлайн — это одни и те же даты. Документ, оформленный вместе с отгрузкой, к этому пику отношения не имеет.
- Держать данные готовыми заранее. Если номенклатура, коды и реквизиты контрагента уже выверены в 1С, оформление документа после восстановления системы занимает минуты, а не полдня.
- Следить за объявлениями о плановых работах. Про большую часть простоев известно заранее.
- Проверять срок действия ЭЦП заблаговременно. Просроченный сертификат в день отгрузки выглядит ровно как сбой портала.
- Иметь запасное рабочее место. Второй компьютер с установленным сертификатом снимает половину ложных тревог.
05Чем помогает автоматизация
Сбой портала бьёт больнее всего там, где данные для документа собираются в последний момент. Если учёт в 1С ведётся с задержкой, то к моменту восстановления системы бухгалтер сначала заносит первичку и только потом берётся за налоговые документы — и снова упирается в срок.
izibiz убирает эту задержку на соседних участках: банковские выписки превращаются в готовые платёжные документы в вашей базе 1С, а входящие ЭСФ — в поступления и полученные счета-фактуры с автоматическим подбором номенклатуры. Документы создаются непроведёнными, контроль остаётся за бухгалтером. База всегда в актуальном состоянии, и очередь после сбоя разбирается быстрее.
Держите базу 1С в актуальном состоянии
Подключите базу и посмотрите, как выписки и входящие ЭСФ заносятся автоматически, без ручного переноса данных.
Частые вопросы
Продлевается ли срок выписки, если система не работала?
На случай технической недоступности информационной системы предусмотрен отдельный порядок, установленный правилами. Автоматической гарантии, что срок сдвинется сам собой, никто дать не может: применение этого порядка зависит от обстоятельств, длительности и подтверждения факта недоступности. Уточняйте порядок в действующей редакции правил и в органе государственных доходов.
Можно ли везти товар без СНТ, пока портал лежит?
Отправлять контролируемый товар без оформленной накладной, рассчитывая на сбой как на оправдание, — плохая идея. Порядок действий при технической недоступности системы установлен нормативно, и действовать нужно по нему, а не по здравому смыслу. Если груз срочный, уточните применимый порядок в органе государственных доходов до отправки, а не после.
Как зафиксировать факт недоступности?
Соберите доказательства в момент сбоя, а не задним числом: снимки экрана с ошибкой и видимым временем, обращение в службу поддержки с сохранённым номером, официальные объявления о плановых работах, при наличии — служебная записка внутри компании с указанием даты и времени попыток. Такой пакет пригодится, если позже придётся объяснять задержку.
Что делать с очередью документов после восстановления?
Разбирать по датам оборота, а не по порядку, в котором вспомнили. Сначала документы с самым ранним сроком, затем остальные; по каждому проверяйте фактическую дату совершения оборота. Не пытайтесь загрузить всё одним рывком в первый же час после восстановления — система в этот момент перегружена, и часть документов уйдёт в ошибки.