01Что такое ЭСФ простыми словами
ЭСФ — это электронный счёт-фактура: налоговый документ, который подтверждает совершённый оборот по реализации товаров, работ или услуг и сумму НДС по нему. Ключевое отличие от привычной бумажной формы в том, что ЭСФ существует только в электронном виде и выписывается в государственной информационной системе — ИС ЭСФ на портале esf.gov.kz. Документ подписывается электронной цифровой подписью, после чего становится доступен покупателю в его личном кабинете.
Из этого следует важная для бухгалтера вещь: ЭСФ живёт вне учётной программы. 1С не выписывает ЭСФ вместо ИС ЭСФ и не отменяет её. Учётная система работает с данными документа — отражает реализацию у продавца и поступление у покупателя, — но сам налоговый документ формируется и хранится на стороне государства.
02Кто обязан выписывать ЭСФ
Основная категория — плательщики НДС по своим облагаемым оборотам. Но обязанность не ограничивается ими: выписывать ЭСФ должны также участники внешнеэкономической деятельности, продавцы товаров, включённых в перечень изъятий в рамках ЕАЭС, реализующие подакцизную продукцию и ряд иных категорий, прямо названных в законодательстве.
Перечень обязанных лиц за годы существования системы несколько раз расширялся, а пороги и исключения менялись. Поэтому формулировка «мы не плательщики НДС, значит нас это не касается» давно перестала быть безопасной: компания без НДС вполне может попадать под обязанность по другому основанию — например, продавая товар из перечня изъятий. Актуальный состав обязанных лиц всегда проверяйте по действующей редакции Налогового кодекса РК и правилам выписки ЭСФ.
Практическое правило: проверять нужно не статус компании в целом, а конкретную операцию. Один и тот же продавец по одной сделке обязан выписать ЭСФ, а по другой — нет.
03В какой срок выписывается ЭСФ
Срок выписки отсчитывается от даты совершения оборота по реализации и установлен Налоговым кодексом РК. Для отдельных категорий налогоплательщиков и отдельных видов операций предусмотрены собственные сроки — например, при экспорте или при реализации через комиссионера правила отличаются от общего случая.
Конкретное количество дней сознательно не приводим: норма пересматривалась, и в интернете до сих пор ходят устаревшие цифры из прежних редакций. Уточняйте срок по действующей редакции НК РК — это тот случай, когда ошибка на пару дней превращается в нарушение.
04Что содержит электронный счёт-фактура
- Реквизиты сторон — наименования, БИН или ИИН, адреса продавца и покупателя, статус по НДС.
- Дату совершения оборота и номер документа, присвоенный в ИС ЭСФ.
- Построчную номенклатуру — наименование товара или услуги, количество, единица измерения, цена.
- Коды классификаторов — ТН ВЭД для товаров и КПВЭД для работ и услуг.
- Суммы — стоимость без налога, ставку и сумму НДС, итог с налогом.
- Признаки операции — например, отметки по товарам из перечня изъятий или по внешнеэкономической сделке.
Именно построчная номенклатура с кодами делает ЭСФ ценной для учёта — и одновременно трудоёмкой. В документе может быть одна строка, а может быть пятьдесят, и каждая из них при заносе в учётную систему требует сопоставления с карточкой номенклатуры.
05Как ЭСФ связана с бухгалтерским учётом
У продавца выписанная ЭСФ соответствует документу реализации, у покупателя полученная ЭСФ — документу поступления. Типовые проводки выглядят так:
| Сторона сделки | Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|---|
| Продавец | Реализация товаров, работ, услуг | 1210 | 6010 |
| Продавец | НДС по реализации | 1210 | 3130 |
| Покупатель | Поступление товаров на склад | 1330 | 3310 |
| Покупатель | Поступление материалов | 1310 | 3310 |
| Покупатель | Услуги, отнесённые на расходы | 7210 | 3310 |
| Покупатель | НДС, относимый в зачёт | 1420 | 3310 |
Строка с 1420 — самая чувствительная. Отнести НДС в зачёт по облагаемому обороту, по которому поставщик обязан выписать ЭСФ, можно при наличии этой ЭСФ. Нет документа — нет зачёта, и при проверке сумма снимается вместе с пенёй. Поэтому сверка полученных ЭСФ с занесёнными поступлениями — не формальность, а прямая защита денег компании.
06Что будет, если ЭСФ не выписана
За невыписку ЭСФ, нарушение срока выписки или указание недостоверных сведений предусмотрена административная ответственность. Конкретные размеры санкций здесь не приводим намеренно — они привязаны к МРП, пересматриваются и зависят от того, впервые ли допущено нарушение и к какой категории относится налогоплательщик. Смотрите действующую редакцию КоАП РК.
Куда чаще, впрочем, страдает не нарушитель, а его контрагент: покупатель, не получивший ЭСФ, не может взять НДС в зачёт. Отсюда практика «не подписываем акт, пока не выписана ЭСФ» — она защищает деньги покупателя лучше любых штрафов.
07Что делать с потоком входящих ЭСФ
У активной компании входящих ЭСФ в месяц бывают десятки. Каждую нужно превратить в документ поступления: подобрать контрагента и договор, разнести номенклатуру построчно, проставить счета учёта и выделить НДС. На одну накладную уходит от пяти до пятнадцати минут, и это чистая механика без единого управленческого решения.
izibiz снимает именно эту часть работы. Сервис читает входящие ЭСФ из вашей базы 1С за период и по каждой создаёт пару документов — «Поступление ТМЗ и услуг» и «Счёт-фактуру (полученный)». Товары, которых нет в номенклатуре, создаются автоматически, соответствия запоминаются, поэтому со второго месяца сопоставление идёт само. Документы создаются непроведёнными: бухгалтер открывает, проверяет и проводит сам — контроль остаётся за человеком.
Подробный разбор процесса — в статье Входящие ЭСФ в 1С: как занести покупки быстро.
Заносите входящие ЭСФ автоматически
Подключите базу 1С и посмотрите, как десятки входящих ЭСФ превращаются в готовые поступления и счета-фактуры за один запуск.
Частые вопросы
Кто обязан выписывать ЭСФ?
Прежде всего плательщики НДС по облагаемым оборотам. Кроме них обязанность распространяется на участников внешнеэкономической деятельности, на оборот товаров из перечня изъятий в рамках ЕАЭС, на подакцизные товары и на ряд других категорий. Перечень со временем расширялся, поэтому конкретный состав обязанных лиц уточняйте по действующей редакции Налогового кодекса РК и правилам выписки ЭСФ.
В какой срок нужно выписать ЭСФ?
Срок отсчитывается от даты совершения оборота по реализации и установлен Налоговым кодексом РК; для отдельных категорий налогоплательщиков и видов операций предусмотрены свои сроки. Норма пересматривалась, поэтому конкретное количество дней уточняйте в действующей редакции НК РК, а не по старым разъяснениям.
Можно ли взять НДС в зачёт без ЭСФ?
По общему правилу нет: для облагаемых оборотов, по которым поставщик обязан выписать ЭСФ, именно этот документ является основанием для отнесения НДС в зачёт. Существуют отдельные исключения, прямо перечисленные в НК РК, но действовать по ним стоит только после проверки нормы. Практический вывод: если ЭСФ от поставщика нет, зачёт лучше не заявлять, а запросить документ.
Чем ЭСФ отличается от счёта на оплату?
Счёт на оплату — это коммерческий документ, предложение заплатить; он не влияет на налоги и не даёт права на зачёт. ЭСФ — налоговый документ, который выписывается по факту совершённого оборота и подтверждает суммы реализации и НДС. Счёт выставляют до оплаты, ЭСФ — после отгрузки или оказания услуги.
Где выписывается и хранится ЭСФ?
В информационной системе электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ, портал esf.gov.kz). Там же документ подписывается ЭЦП, там же хранится и доступен обеим сторонам сделки. Учётная программа не заменяет ИС ЭСФ — она лишь работает с данными выписанных и полученных документов.