Входящие ЭСФ в 1С — покупки заносятся за один запуск

01Сколько времени съедают входящие ЭСФ

Посчитайте на своей компании. Сорок входящих ЭСФ в месяц по десять минут на каждую — это почти семь часов чистой механической работы. У бухгалтера, который ведёт несколько компаний, участок «покупки» превращается в отдельную смену: открыть документ, найти поставщика, выбрать договор, перенести строки, подобрать номенклатуру, проставить счета учёта, проверить НДС.

Хуже, что эта работа не заканчивается. В следующем месяце придут те же поставщики с теми же позициями, и всё повторится строка в строку. Ни одного решения, требующего квалификации, здесь нет — есть только перенос данных из одной системы в другую.

02Как выглядит ручной путь

Классическая последовательность занесения одной входящей ЭСФ в 1С:

1. Открыть документ в личном кабинете и разобрать, что именно поставщик отгрузил.
2. Создать «Поступление ТМЗ и услуг», подобрать контрагента по БИН, выбрать или завести договор.
3. Перенести строки: наименование, количество, цена, ставка НДС — по каждой позиции отдельно.
4. Сопоставить каждую строку с карточкой номенклатуры, а недостающие карточки создать вручную.
5. Проставить счета учёта: 1330 для товаров, 1310 для материалов, 7210 для услуг, НДС в зачёт на 1420.
6. На основании поступления создать «Счёт-фактуру (полученный)» и указать номер входящего документа.

Пункт четвёртый — самый коварный. Один и тот же товар от разных поставщиков называется по-разному, и справочник номенклатуры со временем распухает от дублей: «Бумага А4 80 г», «Бумага офисная А4» и «Бумага А4 SvetoCopy» живут тремя карточками, а остатки по ним никогда не сходятся.

03Что делает izibiz

Раздел «Покупки ЭСФ» читает входящие электронные счета-фактуры прямо из вашей базы 1С за выбранный период и показывает их таблицей со статусом каждой. По кнопке сервис создаёт по каждой ЭСФ пару документов:

• «Поступление ТМЗ и услуг» — со строками, количествами, суммами и НДС из ЭСФ;
• «Счёт-фактура (полученный)» — на основании поступления, с номером ЭСФ во входящем документе.

Товары, которых нет в справочнике, создаются автоматически; строки-услуги уходят на одну служебную позицию «Услуги», а сам текст услуги сохраняется в содержании строки. Найденные соответствия запоминаются в регистре, поэтому со второго месяца знакомые позиции подставляются сами и новые карточки уже не плодятся.

04Как это работает: 4 шага

1. Подключите базу 1С

   Адрес базы, логин и пароль — как и для загрузки выписок. Отдельного модуля в 1С устанавливать не нужно.

2. Выберите организацию и период

   Раздел всегда работает по одной организации: она фильтрует список ЭСФ и попадает в каждый созданный документ. В таблице видно все входящие ЭСФ за период и статус каждой.

3. Проверьте разбор строк

   Раскройте ЭСФ и посмотрите план по каждой строке: привязка к существующей карточке, служебная позиция «Услуги» или создание новой номенклатуры. Тип строки можно переключить вручную. Тут же виден предрасчёт квоты.

4. Запустите создание

   Документы создаются в вашей базе, а по итогам вы получаете отчёт: номера всех созданных поступлений и счетов-фактур, что было пропущено как дубль и что списалось из квоты.

05Почему документы создаются непроведёнными

Это не упрощение, а принцип. Проведение документа — это движения по счетам, остаткам и регистрам НДС. Отдать их автомату означало бы, что в учёте появились записи, которых бухгалтер не видел. Поэтому сервис доводит документ до состояния «всё заполнено» и останавливается: последнее слово за человеком.

На практике проверка занимает секунды: открыли список непроведённых поступлений, пробежали суммы, выделили и провели пачкой. Разница с ручным заносом — часы против минут.

06Связка с НДС

Второй документ пары — «Счёт-фактура (полученный)» — нужен не для красоты. Именно он в 1С является основанием для отнесения НДС в зачёт: без него сумма налога не встанет на 1420 и не попадёт в декларацию, даже если поступление проведено.

Поэтому счёт-фактура создаётся всегда в паре с поступлением, а номер ЭСФ подставляется во входящий документ — при сверке с реестром полученных ЭСФ данные совпадают. Подробнее о самом налоговом документе — в статье ЭСФ в Казахстане.

07Как считается квота

Логика простая и заранее видна на экране: каждая созданная в 1С запись равна одному документу тарифа.

Отдельной платы за раздел нет — он доступен на любом тарифе в рамках общей квоты документов. Предрасчёт показывается до запуска, поэтому сюрпризов не бывает: вы видите, во сколько обойдётся обработка, ещё до нажатия кнопки.

Частые вопросы