01Ошибка или изменение условий
Весь выбор между двумя видами документов сводится к одному вопросу: документ был неверен изначально или он стал неактуальным потом? Ответ на него и определяет, что выписывать.
- Исправленная ЭСФ — документ был ошибочен в момент выписки. Она замещает ранее выставленную ЭСФ, и действующей становится именно новая версия.
- Дополнительная ЭСФ — документ был верен, но условия сделки изменились. Исходная ЭСФ остаётся в силе, а дополнительная оформляет только разницу.
Формулировка «в исходном документе неправильная сумма» коварна: она подходит к обеим ситуациям. Если сумма была неверна из-за опечатки — это ошибка. Если сумма изменилась, потому что стороны договорились о скидке уже после отгрузки, — это изменение условий, и документ нужен другой.
Проверить себя помогает простой приём: мысленно вернитесь в день отгрузки и спросите, каким документ должен был быть тогда. Если тем же самым, что вы держите в руках, — значит документ верен, и последующие изменения оформляются дополнительной ЭСФ. Если другим — значит в нём ошибка, и нужна исправленная.
02Ситуация — какой документ
| Ситуация | Какая ЭСФ нужна | Что с исходной |
|---|---|---|
| Неверный БИН или наименование покупателя | Исправленная | Замещается новой версией |
| Ошибка в номенклатуре или единице измерения | Исправленная | Замещается новой версией |
| Опечатка в сумме или ставке налога | Исправленная | Замещается новой версией |
| Скидка предоставлена после отгрузки | Дополнительная | Остаётся действующей |
| Изменилась цена по соглашению сторон | Дополнительная | Остаётся действующей |
| Покупатель вернул часть товара | Дополнительная | Остаётся действующей |
| Скорректировано количество отгруженного | Дополнительная | Остаётся действующей |
Самая частая ошибка: выписать исправленную ЭСФ при изменении цены. Формально суммы в документе действительно становятся другими, но исходная сделка была отражена верно, и замещать её нельзя — разница оформляется дополнительной ЭСФ.
03Учётные последствия
Здесь важно разделять два случая, потому что нагрузка на учёт у них принципиально разная.
Исправление реквизитов проводок не меняет. Если поправили наименование покупателя, адрес или номер договора, суммы операции остались прежними: выручка как была Дт 1210 Кт 6010, так и осталась, начисленный налог по кредиту 3130 тоже не двигается. В учёте не делается ничего — обновляется только налоговый документ.
Корректировка суммы и возврат — другое дело. Изменение цены или количества уменьшает либо увеличивает доход, а вместе с ним и сумму налога, поэтому в учёте оформляется корректировка реализации. Возврат товара дополнительно затрагивает товарные счета — стоимость возвращённого возвращается на 1310 или 1330, а расчёты с покупателем корректируются по 1210. Подробный разбор — в статье Проводки при возврате.
Влияние на НДС, как правило, следует за суммой: уменьшилась стоимость реализации — уменьшается и начисленный налог на счёте 3130. Но конкретный порядок отражения и период, в котором корректировка учитывается, сверяйте с действующей редакцией НК РК: детали различаются для разных ситуаций.
Есть и обратная ошибка, менее заметная: оформить дополнительную ЭСФ там, где на самом деле была опечатка. Тогда в системе остаются два документа — исходный с неверными данными и корректирующий, — и картина по контрагенту перестаёт соответствовать действительности. Разобраться в такой связке через полгода тяжело, поэтому вид документа лучше определить сразу.
04Сроки и ответственность
Сроки выписки исправленной и дополнительной ЭСФ установлены Налоговым кодексом РК и различаются для разных случаев — универсального числа, которое можно запомнить раз и навсегда, здесь нет. Нормы периодически пересматриваются, поэтому перед выпиской сверяйтесь с действующей редакцией НК РК и разъяснениями налоговых органов, а не с однажды прочитанной статьёй.
За нарушение установленного порядка и сроков выписки электронных счетов-фактур предусмотрена административная ответственность. Практический вывод один: обнаружив ошибку или изменение условий, оформляйте документ сразу, не откладывая до закрытия периода.
05Как это выглядит со стороны покупателя
Если исправленную или дополнительную ЭСФ выписал ваш поставщик, участок работы смещается на входящие документы. Аннулированные поставщиком оригиналы, которые он заменил исправленной ЭСФ, повторно заносить не нужно — в учёт идёт живая, действующая версия документа.
Дополнительные ЭСФ от поставщика — это корректировки: скидка, частичный возврат, пересмотр цены. Суммы в них отрицательные, и обычным поступлением такую операцию не отразить — она оформляется корректировкой поступления. Как устроен весь участок входящих документов, разобрано в статье Входящие ЭСФ в 1С.
Разберитесь с входящими ЭСФ
Раздел «Покупки ЭСФ» показывает входящие документы из вашей базы 1С со статусом каждого и создаёт по обычным ЭСФ поступление и счёт-фактуру полученный, а корректировки помечает отдельно.
Частые вопросы
Чем исправленная ЭСФ отличается от дополнительной?
Исправленная выписывается, когда в ранее выставленном документе ошибка: неверный реквизит, не та номенклатура, опечатка в сумме. Она заменяет исходную ЭСФ — та перестаёт быть действующей. Дополнительная выписывается, когда исходный документ был корректен на момент выписки, но затем изменились условия сделки: пересмотрели цену, скорректировали количество, покупатель вернул часть товара. Исходная ЭСФ при этом остаётся действующей, а дополнительная фиксирует разницу.
Нужна ли новая ЭСФ при возврате товара?
Возврат — это изменение условий уже состоявшейся сделки, а не ошибка в документе. Соответственно, оформляется он дополнительной ЭСФ, а не исправленной: исходная реализация была реальной и документ по ней верен. Конкретный порядок оформления возвратов и требования к документам сверяйте с действующей редакцией НК РК — правила по отдельным ситуациям различаются.
Меняются ли проводки при выписке исправленной ЭСФ?
Если исправляются только реквизиты — наименование, адрес, номер договора, — проводки не меняются, потому что суммы операции те же. Учётные записи затрагиваются лишь тогда, когда изменяется стоимость: пересмотр цены, изменение количества или возврат влияют и на доход, и на сумму налога. В таких случаях в учёте оформляется корректировка, а не просто перевыписка документа.
Что делать, если срок выписки истёк?
Сроки выписки исправленной и дополнительной ЭСФ установлены Налоговым кодексом РК и различаются для разных случаев, поэтому сверяйте их с действующей редакцией. Если срок пропущен, документ всё равно нужно оформить и привести учёт в соответствие с фактом — само по себе бездействие ситуацию не улучшает. За нарушение порядка и сроков выписки предусмотрена административная ответственность.